ISO9001在2015年年改版時,有一個特別的變化,這個變化就是強調了 在企業(yè)建立質量管理體系過程中,應當應用“過程方法”。過程方法同樣也被列入到了質量管理的“新七大管理原則 ”當中。
在ISO9001標準引言中,0.2條款的質量管理原則對過程 方法的表述是:“將相關的活動和資源作為過程進行管理,可以更高效地得到期望的結果”。在ISO9001質量管理體系標準 引言原文如下:
0.2 過程方法
本標準鼓勵在建立、實施質量管理體系以及改進其有效性時采用過 程方法,通過滿足顧客要求,增強顧客滿意。
為使組織有效運作, 必須識別和管理眾多相互關聯的活動。通過使用資源和管理,將輸入轉化為輸出的活動可視為過程。通常,一個過程的輸出直接形成 下一個過程的輸入。
組織內諸過程的系統(tǒng)的應用,連同這些過程的 識別和相互作用及其管理,可稱之為“過程方法”。
過程方法的優(yōu)點是對諸過程的系統(tǒng)中單個過程之間的聯系以及過程的組合和相互作用進行連續(xù)的控制。
過程方法在質量管理體系中應用時,強調以下方面的重要性:
a) 理解并滿足要求;
b) 需要從增值的角度考慮過程;
c) 獲得過程業(yè)績和有效性的結果;
d) 基于客觀的測量,持續(xù)改進過程。
從上邊的這些信息中不難看出,要想讓一個 公司建立的質量管理體系有效,必須控制過程的最基本的四個元素,也就是:“輸入、輸出、活動和資源”。這四個元素構成過程的基本單元,彼此形成相互聯系和支持的關系。過程控制就是從這四個元素入手,分析它們之間的關系和相互順序與作用, 這也是理解這些過程的初始條件。對于過程控制的原則要從四個方面來入手,這就是:
(一)“理解并滿足要求”。這 里的理解是:首先來識別出質量管理體系所需要的過程,對這些過程要分類,并明確管理基本要求,在此基礎上再進一步明確不同的 過程在質量管理體系中所起到的作用和必要性;其次,要對這些過程的四個基本元素進行充分的解析,明確這個過程要素的基本要求 ,根據分析的結果再建立相應的控制條件和標準,確保過程輸出結果滿足要求。
(二)“需要從增值的角度考慮過程 ”。質量管理體系所需要的過程必須是增值的,一個不增值的過程一定是多余的過程,因此,對質量管理體系所有過程的管理, 是要從增值的角度來考慮。但我們要區(qū)分過程的增值也存在著顯著增值和隱性增值這兩種情況。比如:在產品實現過程中,標準的過 程模式圖中明確指出這些過程是一個組織的增值活動。如:訂單的處理,通過接收顧客的訂單并有效的處理訂單,公司從訂單中獲取了收益。這類過程是顯著增值過程。但在標準其它章節(jié)中的這些過程里,表面上看,暫時不會帶給一個組織的直接效應,但這類過程 長期存在,卻不斷會給組織產生隱性收益。比如:培訓活動,有專家指出,一個企業(yè)在培訓上投入1元錢,在未來三年中,會給組織帶 來4元的收益。這些效益是在其它邊際上產生出來的。培訓的效益是通過操作熟練、效率提升、低的不良率、積極性等方面上突現出來 。
(三)“獲得過程業(yè)績和有 效性的結果”。我們不僅是要對過程建立控制原則,從增值角度來管理過程,還要對過程的業(yè)績和有效性結果進行關注,不是簡 單的建立過程原則就完成了任務。很多企業(yè)存在這樣一種管理思想,以為設立了一個部門,它就應當去做這這類的事情。我曾經輔導 過一家企業(yè),這個企業(yè)的老板部門到是設立的很全面,但各部門內部做事的結果卻是一團糟。比如在倉庫,物料數量、品種、擺放區(qū) 域沒有系統(tǒng)規(guī)劃,來了物料就放倉庫一堆,使用時到處找。更有甚者,連倉庫臺帳這項基本的工作都沒做到位。這樣的過程是建立了 ,但從有效性和業(yè)績角度出發(fā),就存在很大缺陷。這就要對過程設立相應目標體系,對過程輸出結果建立相應的數據統(tǒng)計與分析活動 ,為持續(xù)改進打下堅實基礎。
(四)“基于客觀的測量,持續(xù)改進過程”。過程目標建立后,過程的管理者應當從管理過程的角度出發(fā),對這些過程實施定期 的監(jiān)視與測量。這在IATF16949標準中也明確給出了要求。標準條款 “過程效率”是這樣規(guī)定的:“最高管理者必須評審產品實現過程和支持過程,以確保它們的有效性和效率”。這里的最高管理者在指南中明確指出是過程的管理者, 而不是指一個企業(yè)的最高領導。也就是企業(yè)每個管理層次都應當對過程結果負責任,并建立適當的測量,獲取相應監(jiān)測數據以便于及時改進過程的有效性和效率。在這里提到的過程包括兩個方面的含義,一方面是組織的運作過程,另一方面是組織的產品制造過程。
以上這四個方面要求,是依據“PDCA”的思想提出的,對組織建立的所有過程,采用“PDCA”的管理思想來管理,這是建立好系統(tǒng)的最基本 要求和工作方法。不論是ISO9000,還是IATF16949,或是 其它體系,都是依據這個原則開展管理控制活動的。
理解了為什么在建立一個組織的質量管理體系時,要采取過程方法 來主導整個體系的建立、實施、保持和持續(xù)改進活動。接下來我們就討論,如何建立組織的質量管理體系,尤其是在汽車制造行業(yè)如 何運用過程方法來建立相應的管理體系。在ISO9001標準條款4.1中明確指出運用過程方法思想來建立質量管理體系。首先要識別過程 ,對過程運作、活動順序和相互作用進行識別,其次對過程運行的方法規(guī)定具體的條件和標準。
如何能更好、更全面的識別出過程?怎么建立的過程運作控制條件和 標準是適宜的,這樣的問題在ISO9001中并沒有具體的給出方法和答案,更多的人在建立質量管理體系時采用的原則是生搬硬套的方法 ,按照別的企業(yè)的模式來做,或是天下體系一大抄,不管有沒有用,先拿來變成自己的東西。這就造成了很多企業(yè)在推行ISO9000質量 管理體系時,不能有效的來推行,或是感覺體系推行是一項很麻煩的工作;實際運行和體系規(guī)定的是完全兩回事,結果是運作“ 兩張皮”,記錄都的補的,沒有有效性和效果。在推行ISO/TS16949時,IATF(國際汽車工作小組)明確規(guī)定具體的識別方法并配 有經典案例,以下我來從經典案例入手,看看IATF是如何指引的。
一個組織的存在必須是要有效益,也就是要 賺錢的,這樣的組織才有生存動力和存在的意義。那這個組織就一定存在一些增值的活動(過程),組織是通過這些活動的完成來產 生收益。這些過程是一個組織最基礎的活動,對于這些增值的過程識別就顯的尤其重要,組織的價值是體現在這些過程中,它也構成 了組織的基本元素。我們來看下IATF提供的案例:
典型案例:汽車經銷商和服務中心
Smith先生并不滿意自己汽車的性能,他決定花些時間他較近的汽車 經銷商和服務中心為自己的汽車進行診斷分析。對他來說這是一個新的地區(qū),他對服務中心提供的所有服務并不熟悉。Smith先生希望 汽車能夠得到診斷分析并完成維修。但是如果分析維修看不到效果,他準備購買一輛新的或二手汽車。
當抵達汽車經銷商處,他看到指示銷售部和服務中心入口的一個簡 要說明標示。他走進服務中心詢問服務中心經理關于為他的汽車診斷分析的問題。Smith先生了解到,服務中心能夠立即為他的汽車診 斷分析。
在進行診斷分析后,服務中心經理向Smith先生說明情況。 因問題比較嚴重,Smith先生認為自己最好還是購買一輛新的或二手汽車。
Smith先生被介紹給一位汽車銷售員Jones先生,他了解到Smith先生 考慮購買一輛車的需求。這些選項包括如汽車的大小、顏色,當然還包括價格。經過雙方商討,Jones先生給Smith先生看了汽車銷量 表。
Smith先生認為最好的選擇是修理好他的老汽車,并且買一輛二 手車。他的舊汽車給他上大學的兒子,為自己挑選一輛完全適合他需求的二手車。
在商討結束后,他決定修理他的車并且購買一輛二手車。Smith先生 被介紹給了銷售經理Frugle先生,Frugle先生為他準備了解釋付費方式和借貸。Smith先生做了他的選擇。所有事情已經辦完,他開著 他的新買二手車和一張記錄他何時能取回修理好的舊車的憑單。Smith先生非常高興。
從上邊這個案例中,我們不難看出,一個組 織的盈利一定是從顧客那獲致的價值認同,只有客戶愿意成交,并付清所有款項后,組織的價值才能得到認可。同樣組織的增值活動 才會變得的意義。因此,組織的增值活動一定是必須圍繞著顧客的需求開展的。一個組織要想從客戶那里獲取利潤,只有客戶的需求 被充分滿足了,組織創(chuàng)造的價值才能實現。這樣我們建立質量管理體系時,我們應當建立那些活動(過程)來滿足顧客要求就很明確 了。也就是說,一個公司應當存在什么樣的部門來處理顧客的事情,這是創(chuàng)建一個公司最基本元素。
要建立這些過程,我們就需要理清楚顧客有 那些需求,識別顧客需求是我們那立質量管理體系的第一步,從上邊這個案例中,我們看看Smith先生都產生了那些需求。
a、Smith先生需要對汽車進行診斷分析;
b、Smith先生希望汽車能夠完成維修;
c、對Smith先生來說這是一個新的地區(qū);
d、他走進服務中心詢問服務中心經理關于為他的汽車診斷分析的問 題;
e、Smith先生認為自己最好還是購買一輛新的或二手汽車;
f、Smith先生需要了解汽車的大小、顏色,當然還包括價格;
g、Frugle先生為他準備了解釋付費方式和借貸;
h、所有事情已經辦完,他開著他的新買二手車和一張記錄他何時能 取回修理好的舊車的憑單。
這些都是從本案 例中分析出來的有關Smith先生產生出的明確的需求,從上述案例中也可以看出,這家汽車經銷和服務中心針對客戶產需要一一做出了 安排,最后的結果是他買了二手車并且維修了他的車輛。汽車經銷和服務中心從中一定也獲得利潤。
請大家考慮一下:在這個案例中,Smith先 生還會產生那些隱含的需要?而這些活動必須讓一個組織建立內部活動(過程)來滿足?